En portage salarial, tu as surement entendu quelque chose du genre:
« Tu sais en portage salarial on peut optimiser sa rémunération grâce aux frais professionnels.
Oui !
Tu peux acheter un ordinateur,
payer tes repas au restaurant,
te faire rembourser des frais de déplacement,
et Blablabla, et blilibli, et aussi blublublu…
car ceci réduit les charges sociales et l’impôt que tu payes. »
On peut probablement faire une phrase plus courte, mais tu as l’idée.
En portage salarial, on entend beaucoup dire que l’on peut
« gagner plus » ou « optimiser sa rémunération » grâce aux frais professionnels.
Ce message est simple et séduisant
Effectivement, le message est simple et semble séduisant,
Mais comme souvent, quand c’est un peu trop simple…
La réalité est plus complexe.
Je te propose donc ici d’approfondir cette question,
sinon ça ne serait pas te rendre service.
Je vais m’attacher ici à te partager 9 conseils,
en les illustrant le mieux possible.
Mais avant cela, les frais professionnels, c’est quoi ?
Déjà, mettons au clair la notion même de frais professionnels.
En portage salarial, il y a 2 cas de figure
pour lesquelles tu peux être amené à faire des dépenses :
- Lorsque les frais professionnels sont refacturables au client
- Lorsque les frais professionnels ne sont pas refacturables au client.
Les frais professionnels refacturables au client.
Il s’agit de frais directement liés à la réalisation de ta mission,
pour lesquels le client a donné son accord de prise en charge.
Par exemple, les frais de déplacement ou d’hébergement liés à la mission.
Si ta mission se déroule par exemple en Bretagne et que tu habites à Marseille.
Dans ce cas, bien souvent, tu avances les frais,
Tu les présentes à la société de portage qui se charge de les refacturer à ton client,
Ton client rembourse la société de portage qui ensuite te rembourse.
Les frais professionnels non refacturables au client.
Il s’agit de frais que tu engages dans le cadre de ton activité professionnelle.
Par exemple, les activités de prospection commerciale (achat d’un ordinateur, frais de téléphone, etc.).
La particularité de ce cas est que
La société de portage salarial facture ton client,
Ce qui alimente ton compte consultant,
Et les sommes qui te sont remboursées sont
Prélevées directement de ton compte consultant.
Ainsi, ces remboursements ne sont pas soumis
ni aux cotisations sociales ni à l’impôt sur le revenu.
Et c’est dans cette catégorie que certains parlent d’optimisation,
Et c’est aussi dans cette catégorie de dépenses
que l’on entend tout et n’importe quoi.
Alors voici une série de conseils qui je l’espère te permettront de mieux comprendre les frais professionnels en portage salarial.
Remarque,
Certains des conseils qui vont suivre s’appliquent:
- Aux frais non refacturables au client,
- Aux frais refacturables au client,
- Aux deux cas.
Les conseils qui vont suivre sont rangés dans ce même ordre.
Démarrons par les conseils qui concernent les frais non refacturables à un client.
Conseil 1 : Si tu démarres à peine en portage salarial, ne le fais pas.
Intérêt du conseil 1 :
Se centrer sur l’essentiel, sur l’important et ne pas se disperser.
Explication :
Si tu démarres à peine une mission de portage salarial,
il y a déjà beaucoup de nouveautés,
et le gain réel n’est pas si grand,
Si tu te focalises sur les frais,
tu risques de perdre du temps et de l’énergie pour pas grand-chose.
Par ailleurs, le gain financier n’est pas forcément si significatif contrairement à ce que beaucoup affirment. (voir le conseil numéro 2).
Par exemple :
Quand tu démarres une mission de portage salarial,
tu dois prendre tes marques et réussir en priorité ta mission,
et il faut en même temps assimiler le fonctionnement même du portage salarial.
Remarque 1 :
Ce conseil s’applique aux frais non refacturables au client,
Bien entendu, si ta mission requiert beaucoup de dépenses,
Exemple : longs déplacements, hébergement…
Il pourra être intéressant de se pencher sur les frais professionnels refacturables.
Remarque 2 :
Les frais non refacturables,
s’ils s’avèrent pertinents,
pourront être mis en place dans un second temps.
Par exemple, quand tu auras bien pris tes marques.
Conseil 2 : Rappelle-toi toujours que contrairement aux salaires, le remboursement de frais ne confère aucune protection sociale
Intérêt du conseil 2 :
Il n’y a pas de gain magique à attendre des frais professionnels comme certains voudraient le faire entendre.
Explication :
Réduire tes impôts en te basant uniquement sur l'optimisation fiscale peut t’amener à prendre de mauvaises décisions, car tu ne tiendras pas compte que les frais professionnels ne t’offrent aucune protection sociale, contrairement aux rémunérations soumises à des charges sociales.
Cela peut te paraître anodin, mais c’est pourtant significatif : versements d’indemnités en cas d’arrêt de travail, chômage, retraite, etc.
Par exemple :
Prenons le cas où tu factures 10 000 euros HT par mois.
Avec ce niveau de facturation, imaginons un Cas A et un Cas B :
Dans le cas A : imaginons que ces 10 000 euros sont entièrement transformés en frais professionnels et que tu ne reçois pas de salaire. Et imaginons qu’à chaque fois que tu travailles, tu transformes tout en remboursement de frais.
Je sais que ce cas est impossible,
(oui, on ne peut passer en frais qu’un montant raisonnable),
mais parfois en grossissant les traits à la loupe, on peut mieux comprendre.
Donc imaginons cet exemple,
tu reçois 10 000 euros liés à un remboursement de frais et zéro en salaire,
Chouette me dirais-tu !
Oui, mais imaginons maintenant que ta mission se termine,
et comme tu n’as pas cotisé au chômage,
eh bien devine quoi ?
tu n’as droit à aucun chômage.
Et maintenant, projette-toi encore un peu plus loin… jusqu’à la retraite
( en fonction de ton âge, cette projection doit être plus ou moins facile 😉 )
Mais projetons-nous à la retraite,
Et tu me vois venir,
À la retraite, tu n’auras droit à rien.
Dans le Cas B : tu ne transformes rien en remboursement de frais et tu reçois tout en salaire.
Oui, dans l’immédiat, tu ne vas pas recevoir 10 000 euros,
Mais disons, pour faire simple, 5 000 euros
Effectivement, les 5 000 autres euros partent en cotisations…
Oui, mais si ta mission s’arrête…
tu recevras le chômage,
Et quand tu arriveras à l’âge de la retraite,
tu disposeras d’une retraite pour toutes les années qu’il te restera à vivre.
Remarque :
Ceci est un cas imaginaire extrême,
mais permet d’illustrer qu’il n’y a pas,
comme certains le laissent croire,
un gain magique, un gain extraordinaire,
à attendre du recours aux frais professionnels en portage salarial.
Oui, le remboursement de frais professionnels fait,
qu’à court terme, tu reçois un plus de rémunération nette,
car il n’y a pas de charges sociales et patronales sur ces frais,
Mais sur le long terme, tu auras moins de droits futurs.
Il n’y a pas de gain magique à attendre du remboursement de frais.
Conseil 3 : c’est uniquement le client rembourse en plus des frais que l’on gagne véritablement
Intérêt du conseil 3 :
Savoir quand les frais professionnels vont vraiment représenter un gain pour toi.
Explication :
Si tu as suivi l’exemple du conseil numéro 2,
tu as compris que les frais professionnels non refacturables au client,
ont un intérêt financier moindre pour toi,
car il n’y a pas de véritable rentrée d’argent complémentaire.
Certes dans l’immédiat tu vas recevoir un peu plus de rémunération nette,
mais ceci va se faire au détriment de tes droits futurs (essentiellement retraite et chômage).
Je ne dis pas qu’ils n’ont pas d’intérêt, je dis simplement que ce que tu sembles gagner d’un côté (plus de rémunération nette dans l’immédiat), tu vas le perdre d’un autre (droits futurs, comme la retraite…).
Par contre, à partir du moment où tu parviens à les refacturer à ton client,
(ou à les faire prendre en charge par ton client, voir conseil numéro 4),
Alors, là, le gain financier sera réel pour toi.
Exemple :
Voir exemple du conseil numéro 2.
Remarque 1 :
Pour illustrer,
Les frais non refacturables au client :
C’est presque comme mettre une pièce dans la poche gauche ou dans la poche droite.
Tandis que les frais refacturables au client,
C’est comme avoir deux pièces au lieu d’une.
Voyons maintenant les conseils relatifs aux frais refacturables au client.
Conseil 4 : Prise en charge des frais directement par le client.
Intérêt du conseil 4 :
L’intérêt d’une prise en charge des frais directement par ton client,
C’est que tu es plus rapidement remboursé ou tu n’as pas à faire d’avance de frais et tu n’as plus à te soucier de leur refacturation.
Explication :
Dans le cas où ta mission nécessite d’engager des frais professionnels,
L’idée ici n’est pas seulement de se mettre d’accord avec ton client pour
Qu’il te rembourse ces frais,
Mais surtout que ces frais complémentaires,
soient pris directement en charge par lui (sans passer par la société de portage salarial).
Par exemple :
Ta mission va nécessiter un hébergement dans un lieu où tu n’habites pas,
Alors au lieu de payer toi-même les frais pour ensuite te les faire rembourser,
Pense à t’accorder avec ton client pour que la prise en charge se fasse directement par lui.
Il paye directement l’hôtel, l’avion…
Ou tu présentes les justificatifs directement au client sans passer par la société de portage,
et il te les rembourse directement.
Remarque 1 :
Certains clients peuvent parfois être réfractaires à une prise en charge directe,
On peut te donner quelques pistes et conseils complémentaires pour les convaincre.
Remarque 2 :
Je parle ici bien du cas où tu interviens chez le client via une société de portage salarial
Car si tu intervenais via ta propre société (SAS, EURL…),
je déconseillerais une prise en charge directe par le client.
Conseil 5 : Envisager un montant forfaitaire de remboursement
Intérêt du conseil 5 :
Simplifier la relation avec ton client et supprimer l’aspect administratif de la gestion des frais professionnels refacturés aux clients.
Explication :
Au lieu de se mettre d’accord avec ton client de refacturer les frais au centime près,
S’entendre sur un montant forfaitaire.
Dans un premier temps, il suffit d’estimer les dépenses
Ensuite, ce montant de dépenses sera refacturé à ton client tous les mois.
Ce montant forfaitaire peut être mensuel ou bien journalier.
Pour ton client, ce type de facturation est très simple,
car directement intégrée dans la facture d’honoraires,
Et cela demande moins d’administratif (vérification des frais refacturés, justification…).
Pour toi, ça sera aussi très simple et tu auras en plus une flexibilité complémentaire
De décider comment tu vas transformer concrètement cette facturation en rémunération.
Par exemple :
Prenons un cas très simple, les frais de bouche et de déplacement,
Ton client est disposé à prendre 30 euros par jour en charge,
Dans ce cas, il suffit d’augmenter ta facturation journalière de 30 euros.
Si habituellement, tu factures 500 euros HT d’honoraires journaliers,
Dans ce cas vous fixez ce montant à 530 euros HT.
Et chaque mois y n’y a pas besoin de facturer les frais, de joindre les justificatifs…
Remarque :
De ton côté, tu auras le choix au sein de la société de portage de la manière de dépenser cette facturation complémentaire de 30 euros,
Par exemple :
- par le recours à des titres restaurant, frais kilométriques…
- par la transformation en salaire.
Car en définitive, tu décides de la manière de dépenser les revenus facturés.
(dans le respect des règles URSSAF)
Enfin, abordons les conseils qui s’appliquent à la fois aux frais refacturables et aux frais non refacturables.
Conseil 6 : demande à obtenir 2 simulations, 1 avec et 1 sans frais professionnels
Intérêt du conseil 6 :
Permettre de voir si gérer des frais professionnels vaut vraiment la peine.
Explication :
Si tu vas avoir recours aux frais professionnels,
alors pourquoi demander deux simulations
(une avec et une sans frais professionnels)?
Essentiellement pour deux raisons :
- D’une part, pour voir si gérer des frais professionnels est pertinent d’un point de vue financier.
- D’autre part, il se peut que finalement tu optes pour ne pas gérer de frais professionnels ou qu’au cours du déroulement de ta mission, tu décides de ne plus y avoir recours.
Exemple lié à la 1ère raison :
La gestion des frais professionnels demande tout de même un peu d’administratif,
Déclarer des frais, qui doivent être conformes aux règles URSSAF…
En ayant une simulation sans frais professionnels et une autre avec des frais professionnels,
Tu te rendras compte si ça en vaut vraiment la peine.
Exemple lié à la 2ème raison :
Imagine le cas où finalement ton client est d’accord pour prendre en charge directement les frais.
Au lieu d’avoir à redemander des simulations,
tu les connais déjà et tu peux comparer plusieurs sociétés entre elles,
(puisque tu les as obtenues dès le départ).
Remarque 1 :
Même dans le cas où tu penses avoir recours aux frais professionnels,
demande une simulation complémentaire sans frais professionnels.
Dans le cas de Flexi-Entrepreneur, ceci est systématiquement fait.
Conseil 7 : pour comparer deux simulations de sociétés de portage salarial, assure-toi d’avoir des simulations avec les mêmes paramètres
Intérêt du conseil 7 :
Éviter de comparer des choux et des carottes
et éviter les vendeurs de rêve.
Explication :
Si une simulation comporte des frais professionnels,
et une autre n’en comporte pas,
alors la simulation comportant des frais professionnels,
risque de te sembler plus compétitive que celle qui n’en comporte pas.
Effectivement, le taux de transformation de ta facturation
en rémunération nette devrait être plus élevé,
car la partie remboursée en frais ne comporte pas de charges sociales.
Exemple :
Si en comparant deux simulations de portage salarial,
L’une met dans la simulation 300 euros de frais professionnels par mois,
Et l’autre n’en met pas du tout,
Alors la comparaison entre les deux sociétés sera faussée.
Tu auras l’impression que la simulation qui comporte le plus de frais professionnels
Est plus compétitive.
Remarque 1 :
Il faut savoir qu’en matière de remboursement de frais professionnels,
les mêmes règles et les mêmes possibilités de réduction s’appliquent à toutes les sociétés de portage salarial.
En effet, une société de portage, si elle est correctement gérée,
va appliquer les règles de remboursement URSSAF,
et là pas de magie, les règles sont les mêmes pour tous
et si elles ne le sont pas, ça sent le redressement…
Donc au moins sur ces aspects de frais professionnels,
les possibilités de réduction sont plus ou moins les mêmes d’une société à une autre,
pas la peine d’attendre de la magie.
Par conséquent, si des simulations sont faites avec des frais professionnels,
faire en sorte qu’elles comportent le même montant de frais professionnels.
Remarque 2 :
Lorsque tu demandes des simulations,
auprès de plusieurs sociétés de portage,
veille à bien prendre les mêmes paramètres,
Cela vaut pour le montant des frais professionnels,
Mais aussi pour : le même nombre de jours de travail par mois…
Conseil 8 : opte pour la gestion de frais professionnels dématérialisés.
Intérêt du conseil 8 :
Faciliter la gestion le jour le jour.
Explication :
Si tu dois engager des frais professionnels,
alors les manières de gérer les frais professionnels ne se valent pas,
Il y a des manières plus ou moins modernes de les gérer.
Exemple :
Certaines sociétés de portage vont te demander de leur envoyer tous les justificatifs par la Poste,
Et d’autres comme Flexi-Entrepreneur vont te mettre à disposition une application mobile
qui te permet de prendre en photo les justificatifs de frais sans avoir à les envoyer par la Poste.
Ceci permet de gagner du temps et d’éviter les pertes de justificatifs.
Conseil 9 : vérifier si la société de portage salarial est labellisée « Best Place to Freelance » par Bureau Veritas Certification
Intérêt du conseil 9 :
Faciliter le choix d’une structure éthique.
Explication :
On a mentionné beaucoup de points de contrôles tout au long de cet article.
Ça serait bien si un organisme regardait tout ça pour nous et rendait son avis.
Ça tombe bien, les sociétés labellisées « Best Place to Freelance » par Bureau Veritas Certification sont systématiquement contrôlées tous les ans.
Ce label s’adresse aux sociétés qui ont recours aux indépendants et une série de points de contrôles s’adressent spécifiquement aux sociétés de portage salarial.
Le label comporte beaucoup de points de contrôle,
Notamment sur la gestion éthique et la non-présence de frais cachés.
Exemple :
Par exemple, pour les sociétés de portage, un des points qui est en lien avec les frais professionnels est le suivant :
« Avant tout démarrage de contrat de portage salarial:
la société remet au salarié porté une simulation détaillant la rémunération nette que le salarié porté en retirera par rapport à la facturation émise.
Cette simulation ne devra pas comporter d’hypothèses fantaisistes (Exemple des frais professionnels qui ne reposent pas sur des hypothèses réalistes) »
À noter :
Flexi-Entrepreneur est labellisé « Best Place to Freelance : Entreprises favorisant le travail indépendant dans les meilleures conditions» par Bureau Veritas Certification.
Pour en savoir plus :
Flexi-Entrepreneur labellisé « Best Place to Freelance » par Bureau Veritas Certification
Conclusion
Oui, parfois la gestion des frais professionnels est pertinente,
Et parfois elle ne l’est pas.
Mais dans tous les cas il n’y a rien de magique ou un gain extraordinaire à en attendre.
J’espère que ces quelques conseils te permettent de mieux
voir les subtilités des frais professionnels en portage salarial.
Et de décider en fonction de ta situation personnelle,
Si les frais professionnels sont pertinents ou ne le sont pas pour toi.
Tu souhaites améliorer ton pouvoir d’achat en portage salarial ?
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