Fini les notes de frais papier ! L’arrêté du 23 mai 2019 en application de l’article L. 243-16 du code de la sécurité sociale aligne les exigences de l’Urssaf à celles du Fisc en termes de conservation des justificatifs comptables.
Les justificatifs de notes de frais doivent être produits à l’occasion de contrôles de l’Urssaf ou par l’administration fiscale. L’Urssaf utilise ces reçus pour vérifier que les remboursements de frais correspondent bien à des dépenses exonérées de cotisations sociales. L’administration fiscale les exploite pour valider la déductibilité des charges et la TVA récupérée par l’entreprise.
En termes de recevabilité des justificatifs de notes de frais dématérialisés l’article A102 B-2 du Livre des Procédures fiscales, entré en vigueur le 31 mars 2017 concernant les pré-requis du Fisc, avait ouvert la voie de la dématérialisation de factures pour cette administration.
Restait l’URSSAF qui avait des exigences différentes et quelque peu supérieures à celles du fisc. Désormais depuis le 23 mai 2019 les deux administrations ont ajusté leurs violons et appliquent les mêmes exigences.
Valeur probante des justificatifs
La numérisation des notes de frais doit répondre et satisfaire aux exigences de ces deux administrations, c’est à dire de prouver que le justificatif est numérisé et conservé dans des conditions garantissant sa fiabilité par rapport à l’original. Ainsi la validité des notes de frais numérisées est prouvée et reconnue.
Ces deux administrations présentent les conditions pour conférer une valeur probante à un justificatif numérique : suivi des conditions de dématérialisation, archivage sécurisé et garantie d’intégrité du document, fournie par une signature ou une empreinte électronique.
Flexi-Entrepreneur se dote d’un système de gestion de notes de frais entièrement dématérialisé à valeur probante
Les deux administrations étant désormais alignées, Flexi-Entrepreneur adopte un système de gestion des notes de frais à valeur probante qui sert à garantir la pérennité de l’information.
Concrètement, vous déclarez vos notes de frais sur l’appli ou via internet.
Par exemple, avec l’appli, vous prenez en photo vos notes de frais, elles sont stockées dans un centre d’archivage numérique à valeur probante. A partir du moment où nous validons votre pièce comptable, vous pouvez jeter le papier !
Bien entendu, la qualité de l’image des notes de frais doit être très bonne.
Pour certains frais vous obtenez directement une facture en pdf. Dans ce cas, vous n’imprimez pas ce frais pour le prendre en photo, ni prenez en photo votre écran mais vous mettez en ligne ce pdf via l’appli ou internet.
Par conséquent, si vous êtes en portage salarial chez Flexi-Entrepreneur et que nous gérons vos notes de frais, alors la gestion de vos frais professionnels sera aussi simple que de prendre une photo.